Ноябрь 2023
Тайм-менеджмент — деловой навык, и, как все деловые навыки, его можно освоить. Умение управлять временем подобно умению управлять велосипедом… Оно состоит из ряда приемов, методов и стратегий, которые можно изучить, практиковать и совершенствовать, если проявить решимость и настойчивость.
Брайан Трейси
Случай из практики 1. За последний год компания XYZ Tech Solutions перестроила бизнес-процессы, расширила спектр предлагаемых услуг и приобрела новых клиентов. Изменения привели к тому, что существующей команде приходится выдерживать все более жесткие сроки реализации проектов и соответствовать ожиданиям клиентов. ИТ-компания гордится своей приверженностью к разработке инновационных решений, однако эта приверженность часто приводит к тому, что сотрудники работают сверх нормы, перегружены работой, теряют мотивацию, находятся в состоянии постоянного стресса, затягивают выполнение заказов и пытаются уложиться в срок в последнюю минуту.
Случай из практики 2. Анна — талантливый бизнес-аналитик, работающий в компании ABC около года. При собеседовании и приеме на работу она получила отличную рекомендацию и произвела впечатление профессиональными навыками и умением решать проблемы. Однако в последние несколько месяцев коллеги и руководители заметили, что Анна постоянно затягивает выполнение задач и не соблюдает сроки выполнения проектов. Это сказывается не только на качестве работе Анны, но и всей проектной группы. Анна пребывает в стрессовом, демотивированном состоянии, но сосредоточиться и спланировать работу не может Невыполненные обязательства и перенесенные даты сдачи заказов подрывают репутацию компании в глазах партнеров и мешают достигать поставленных целей.
Если ваша команда работает «как часы», то, возможно, это не ваша тема. Если же ситуации отзываются, и есть желание минимизировать или исключить вероятность подобного в компании, мы готовы помочь снизить риски и выстроить «работающую» систему управления временем.
Все истории объединяет проблема планирования рабочего времени отдельно взятого человека или команды. Несмотря на то, что сегодня почти каждый кандидат указывает в резюме владение навыком тайм-менеджмента, по статистике, только 18% работников владеют системой управления временем. В результате, 51% рабочего дня используется неэффективно, что ведет к потере продуктивности, эмоциональному выгоранию, кризисам в коллективе, репутационным рискам и финансовым потерям компании.
Развить навык тайм-менеджмента — умение сочетать планирование и расстановку приоритетов для максимально эффективного использования времени в достижении поставленных целей — помогают тематические корпоративные тренинги и индивидуальные практики.
Не существует универсального алгоритма формирования навыка, но есть ключевые элементы, без которых сложно развить умение «управлять временем».
Расстановка приоритетов. Определяем, к каким задачам приступить незамедлительно, какие отложить на потом, а какие делегировать или отменить. Здесь полезна «Матрица Эйзенхауэра», Закон Парето или «Метод ABC».
Матрица Эйзенхауэра. Суть подхода в том, что задачи распределяются в приоритетности: а) если задача срочная и важная, выполняйте в первую очередь; в) если задача важна, но не срочна, запланируйте на потом; г) если задача срочная, но не столь важная, делегируйте или передайте на аутсорсинг; д) если задача не срочная и не важная, не делайте вообще.
Закон Парето или Принцип 80/20. Закон Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Определяем, какие задачи влияют на ключевые показатели эффективности и организационные цели больше всего, и решаем их в первую очередь.
Метод ABC. Измеряем важность задач и ранжируем по категориям. Категория «А» — задачи, которые требуют срочного выполнения или считаются очень важными для организации. Задачи, которые важны в долгосрочной перспективе, но не сразу, оцениваются на «B». Задачи, которые было бы полезно выполнить, но они мало что изменят в достижении главных целей, попадают в категорию «C». Посвящаем бОльшую часть дня выполнению задач категории «А». После их завершения переходим к задачам категории «В». Задачи, оцениваемые на «С», планируем на свободное время.
Аудит рабочего времени. Этот подход сродни подходу ежедневного составлению бюджета или трат. Учитываем, сколько времени тратим на выполняемые процессы в течение рабочего дня, анализируем и видим, сколько в среднем занимают те или иные виды работы. Есть понимание того, что успеваем сделать в течение дня. Метод профессора А. Любищева — наглядный пример эффективности подхода.
Временные слоты. Выделяем, фиксируем время для задач, которые запланировали выполнить в конкретный день. Такая стратегия известна как «таймбоксинг». Таймбоксинг можно организовать разными способами, например, «методом помидора» или «правилом 52/17». Независимо от того, какую технику выбираем, чтобы подход работал, необходимо по истечении отведенного времени на конкретную задачу прекратить работу над ней.
Метод помидора. Работаем над приоритетной задачей 25 минут, после чего делаем 5-минутный перерыв. После четырех циклов делаем 15−30-минутный перерыв.
Правило 52/17. Правило 52/17 предполагает 52 минуты сосредоточенной работы и 17 минут полного отдыха и восстановления сил. Повторяем цикл.
Группировка похожих задач. Чтобы не отвлекаться от работы на одном участке, группируем вместе схожие задачи. Сосредотачиваемся на поставленной задаче до завершения или до истечения отведенного времени, а затем переходим к следующему виду деятельности. Частая смена задач приводит к потере темпа и снижению производительности.
Начало работы с самой сложной задачи или метод «лягушка». Определяем задачу, которую меньше всего хочется выполнять, и решаем ее. Сделав в первую очередь самое сложное задание («лягушку»), приступаем к «закрытию» более простых дел.
Настройка потока деловой корреспонденции. Постоянные электронных писем, сообщения в мессенджерах, телефонные звонки отнимает незапланированное на это время даже у самого организованного человека. Определяем важность сообщений и звонков и приоритетность, кому и когда ответить. Для проверки электронной почты планируем определенное время в рабочем графике. Придерживаемся этого правила и не уделяем внимание электронной почте в другие часы дня. Удаляем или архивируем каждое сообщение после его прочтения, если на него не нужно отвечать. Для входящих писем, которые накопились и не были прочитаны, устанавливаем дату «банкротства электронной почты». Архивируем всю корреспонденцию, полученную ранее этой даты: освобождаем ящик входящих писем, но имеем архив на случай, если вдруг что-то понадобится.
Оптимизация времени для рабочих собраний и деловых встреч. Придерживаемся повестки встречи и не превышаем временные лимиты. Если позволяет ситуация, отказываемся от офлайн собраний в пользу онлайн общения или постановки задачи в программе управления проектами (например, Slack). Используем инструменты для транскрибации аудио записей (например, Whisper JAX) и делимся содержанием встреч с сотрудниками, которым информация будет полезна, но присутствие на собрании факультативно. Выделяем для команды «тихий день» в неделе, когда никто не назначает деловые встречи. Каждый сотрудник концентрируется на индивидуальных задачах без отвлекающих факторов.
Правило «одной минуты». Практикуем «правило одной минуты» и решаем задачи, выполнение которых требует минимум времени. Быстрая реализация экономит время на планировании, снижает вероятность прокрастинации и сокращает список дел.
Умение говорить «нет». Понимание собственных приоритетов, возможностей и ограничений помогает научиться говорить «нет». Не спешим делать всё, чем озадачивают. Аргументируем отказ. Предлагаем альтернативное решение вопроса.
Оптимизация и автоматизация задач. Настраиваем автоматические ответы на электронные письма, создаем шаблоны «холодной» рассылки, привлекаем искусственный интеллект (ИИ) для выполнения отдельных рабочих задач, оптимизируем бизнес-процессы, например, Битрикс.
Навык тайм-менеджмента осваивается и оттачивается в соответствии с потребностями и способностями сотрудника или команды. Выбор стратегий и методик тоже индивидуален. Если хотите решить проблему неэффективного управления временем в бизнесе, мы готовы поддержать вас в этом стремлении. Компания «Административный ресурс» разрабатывает авторские корпоративные тренинги по тайм-менеджменту с комплексным подходом и индивидуальной работой.
Комментарии отсутствуют