Подбор персонала Executive search Headhunting Зарплатные исследования IT рекрутинг

Как управлять временем, чтобы все успеть: развиваем навык тайм-менеджмента в команде за 10 подходов

Вернуться к списку статей

Ноябрь 2023

Тайм-менеджмент — деловой навык, и, как все деловые навыки, его можно освоить. Умение управлять временем подобно умению управлять велосипедом… Оно состоит из ряда приемов, методов и стратегий, которые можно изучить, практиковать и совершенствовать, если проявить решимость и настойчивость.

Брайан Трейси

Случай из практики 1. За последний год компания XYZ Tech Solutions перестроила бизнес-процессы, расширила спектр предлагаемых услуг и приобрела новых клиентов. Изменения привели к тому, что существующей команде приходится выдерживать все более жесткие сроки реализации проектов и соответствовать ожиданиям клиентов. ИТ-компания гордится своей приверженностью к разработке инновационных решений, однако эта приверженность часто приводит к тому, что сотрудники работают сверх нормы, перегружены работой, теряют мотивацию, находятся в состоянии постоянного стресса, затягивают выполнение заказов и пытаются уложиться в срок в последнюю минуту.

Случай из практики 2. Анна — талантливый бизнес-аналитик, работающий в компании ABC около года. При собеседовании и приеме на работу она получила отличную рекомендацию и произвела впечатление профессиональными навыками и умением решать проблемы. Однако в последние несколько месяцев коллеги и руководители заметили, что Анна постоянно затягивает выполнение задач и не соблюдает сроки выполнения проектов. Это сказывается не только на качестве работе Анны, но и всей проектной группы. Анна пребывает в стрессовом, демотивированном состоянии, но сосредоточиться и спланировать работу не может Невыполненные обязательства и перенесенные даты сдачи заказов подрывают репутацию компании в глазах партнеров и мешают достигать поставленных целей.

Как управлять временем, чтобы все успеть: развиваем навык тайм-менеджмента в команде за 10 подходов. Фото 1

Если ваша команда работает «как часы», то, возможно, это не ваша тема. Если же ситуации отзываются, и есть желание минимизировать или исключить вероятность подобного в компании, мы готовы помочь снизить риски и выстроить «работающую» систему управления временем.

Развиваем навык тайм-менеджмента в команде за 10 подходов

Все истории объединяет проблема планирования рабочего времени отдельно взятого человека или команды. Несмотря на то, что сегодня почти каждый кандидат указывает в резюме владение навыком тайм-менеджмента, по статистике, только 18% работников владеют системой управления временем. В результате, 51% рабочего дня используется неэффективно, что ведет к потере продуктивности, эмоциональному выгоранию, кризисам в коллективе, репутационным рискам и финансовым потерям компании.

Развить навык тайм-менеджмента — умение сочетать планирование и расстановку приоритетов для максимально эффективного использования времени в достижении поставленных целей — помогают тематические корпоративные тренинги и индивидуальные практики.

Не существует универсального алгоритма формирования навыка, но есть ключевые элементы, без которых сложно развить умение «управлять временем».

Расстановка приоритетов. Определяем, к каким задачам приступить незамедлительно, какие отложить на потом, а какие делегировать или отменить. Здесь полезна «Матрица Эйзенхауэра», Закон Парето или «Метод ABC».

Как управлять временем, чтобы все успеть: развиваем навык тайм-менеджмента в команде за 10 подходов. Фото 2

Матрица Эйзенхауэра. Суть подхода в том, что задачи распределяются в приоритетности: а) если задача срочная и важная, выполняйте в первую очередь; в) если задача важна, но не срочна, запланируйте на потом; г) если задача срочная, но не столь важная, делегируйте или передайте на аутсорсинг; д) если задача не срочная и не важная, не делайте вообще.

Закон Парето или Принцип 80/20. Закон Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Определяем, какие задачи влияют на ключевые показатели эффективности и организационные цели больше всего, и решаем их в первую очередь.

Метод ABC. Измеряем важность задач и ранжируем по категориям. Категория «А» — задачи, которые требуют срочного выполнения или считаются очень важными для организации. Задачи, которые важны в долгосрочной перспективе, но не сразу, оцениваются на «B». Задачи, которые было бы полезно выполнить, но они мало что изменят в достижении главных целей, попадают в категорию «C». Посвящаем бОльшую часть дня выполнению задач категории «А». После их завершения переходим к задачам категории «В». Задачи, оцениваемые на «С», планируем на свободное время.

Аудит рабочего времени. Этот подход сродни подходу ежедневного составлению бюджета или трат. Учитываем, сколько времени тратим на выполняемые процессы в течение рабочего дня, анализируем и видим, сколько в среднем занимают те или иные виды работы. Есть понимание того, что успеваем сделать в течение дня. Метод профессора А. Любищева — наглядный пример эффективности подхода.

Временные слоты. Выделяем, фиксируем время для задач, которые запланировали выполнить в конкретный день. Такая стратегия известна как «таймбоксинг». Таймбоксинг можно организовать разными способами, например, «методом помидора» или «правилом 52/17». Независимо от того, какую технику выбираем, чтобы подход работал, необходимо по истечении отведенного времени на конкретную задачу прекратить работу над ней.

Как управлять временем, чтобы все успеть: развиваем навык тайм-менеджмента в команде за 10 подходов. Фото 3

Метод помидора. Работаем над приоритетной задачей 25 минут, после чего делаем 5-минутный перерыв. После четырех циклов делаем 15−30-минутный перерыв.

Правило 52/17. Правило 52/17 предполагает 52 минуты сосредоточенной работы и 17 минут полного отдыха и восстановления сил. Повторяем цикл.

Группировка похожих задач. Чтобы не отвлекаться от работы на одном участке, группируем вместе схожие задачи. Сосредотачиваемся на поставленной задаче до завершения или до истечения отведенного времени, а затем переходим к следующему виду деятельности. Частая смена задач приводит к потере темпа и снижению производительности.

Начало работы с самой сложной задачи или метод «лягушка». Определяем задачу, которую меньше всего хочется выполнять, и решаем ее. Сделав в первую очередь самое сложное задание («лягушку»), приступаем к «закрытию» более простых дел.

Настройка потока деловой корреспонденции. Постоянные электронных писем, сообщения в мессенджерах, телефонные звонки отнимает незапланированное на это время даже у самого организованного человека. Определяем важность сообщений и звонков и приоритетность, кому и когда ответить. Для проверки электронной почты планируем определенное время в рабочем графике. Придерживаемся этого правила и не уделяем внимание электронной почте в другие часы дня. Удаляем или архивируем каждое сообщение после его прочтения, если на него не нужно отвечать. Для входящих писем, которые накопились и не были прочитаны, устанавливаем дату «банкротства электронной почты». Архивируем всю корреспонденцию, полученную ранее этой даты: освобождаем ящик входящих писем, но имеем архив на случай, если вдруг что-то понадобится.

Оптимизация времени для рабочих собраний и деловых встреч. Придерживаемся повестки встречи и не превышаем временные лимиты. Если позволяет ситуация, отказываемся от офлайн собраний в пользу онлайн общения или постановки задачи в программе управления проектами (например, Slack). Используем инструменты для транскрибации аудио записей (например, Whisper JAX) и делимся содержанием встреч с сотрудниками, которым информация будет полезна, но присутствие на собрании факультативно. Выделяем для команды «тихий день» в неделе, когда никто не назначает деловые встречи. Каждый сотрудник концентрируется на индивидуальных задачах без отвлекающих факторов.

Как управлять временем, чтобы все успеть: развиваем навык тайм-менеджмента в команде за 10 подходов. Фото 4

Правило «одной минуты». Практикуем «правило одной минуты» и решаем задачи, выполнение которых требует минимум времени. Быстрая реализация экономит время на планировании, снижает вероятность прокрастинации и сокращает список дел.

Умение говорить «нет». Понимание собственных приоритетов, возможностей и ограничений помогает научиться говорить «нет». Не спешим делать всё, чем озадачивают. Аргументируем отказ. Предлагаем альтернативное решение вопроса.

Оптимизация и автоматизация задач. Настраиваем автоматические ответы на электронные письма, создаем шаблоны «холодной» рассылки, привлекаем искусственный интеллект (ИИ) для выполнения отдельных рабочих задач, оптимизируем бизнес-процессы, например, Битрикс.

Навык тайм-менеджмента осваивается и оттачивается в соответствии с потребностями и способностями сотрудника или команды. Выбор стратегий и методик тоже индивидуален. Если хотите решить проблему неэффективного управления временем в бизнесе, мы готовы поддержать вас в этом стремлении. Компания «Административный ресурс» разрабатывает авторские корпоративные тренинги по тайм-менеджменту с комплексным подходом и индивидуальной работой.

Комментарии

Комментарии отсутствуют

Добавить комментарий
Политика обработки персональных данных

© 2013- ООО «Административный ресурс» Свидетельство о государственной регистрации № 191825864 выдано Мингорисполкомом 09.10.2012 года

Административный ресурс Контакты:
Адрес: В.Хоружей, 3, офис 407 220005 Минск,
Телефоны:+37544 5440022 +37529 5440022 +37517 2150022 +37544 5440022 Электронная почта: ares@ares.by