Октябрь, 2024
Эффективная система коммуникации между сотрудниками — залог успешной работы компании. Проблемы в данной сфере приводят к ухудшению отношений внутри команды и потерям финансовым.
Поводом к написанию этой статьи стал реальный случай, когда искажение коммуникации привело к необходимости переделать работу команды за последние два с половиной месяца. Изменения части параметров на начальном этапе некорректно довели до исполнителей. Компания, в которой произошло ЧП, в итоге справилась, но понесла убытки.
Подробней о недостаточной коммуникации, ее последствиях и способах исправления, расскажем в статье.
Опыт показывает, что проблема с коммуникациями на всех уровнях приводит к:
Вероятно, в опыте 8 из 10 человек есть крупные и не очень провалы по причине плохих коммуникаций.
Коммуникативные форматы внутри компаний можно разделить на межличностные и организационные. При этом источники проблем в каждом из вариантов отличаются. Например, сбои в организационной коммуникации часто возникают по техническим причинам, а в межличностной — из-за различий в характерах и жизненном опыте, отсутствии взаимопонимания.
Межличностная коммуникация подразумевает обмен абсолютно любой информацией между сотрудниками, руководством и клиентами. Может происходить при личном общении, по телефону или в переписке.
Организационная коммуникация — обмен исключительно рабочей информацией. Чаще всего реализуется письменно: переписка в мессенджерах или по e-mail, постановка задач в таск-менеджерах.
Оба варианта возможны как отдельно, так и в тесном переплетении. Нарушения в любом из приведенных форматов коммуникации могут повлечь за собой разные последствия: от небольших разногласий внутри коллег до срывов сроков, репутационных и финансовых потерь компании.
Любая коммуникация включает в себя четыре составляющих передачи информации: отправитель, сообщение, канал, получатель. Выпадение каждого звена может привести к непониманию, полному или частичному.
Например, руководитель отослал специалисту сообщение с поручением по электронной почте. К поставленному сроку задача выполнена не была, так как письмо попало в спам и сотрудник прочел его только в конце рабочего дня. Проблема здесь кроется в плохой организации процесса передачи информации.
В команде не ладят два специалиста. При выполнении совместной работы у одного из исполнителей возник вопрос, но по причине неприязни к коллеге, он решил не уточнять, и сделал, как понимал. Формально, он был прав, но в результате две части задания не синхронизировались. Пришлось затратить дополнительные ресурсы на доработку. Здесь явно вопросы построения межличностной коммуникации.
Разбиение любой коммуникации на цепочку из четырех элементов: отправитель, сообщение, канал, получатель, помогает определить характер проблемы и выявить «слабое звено». На базе этого легче искать решение. То есть в примере с двумя коллегами, можно говорить о некорректно сформулированном ТЗ, неверном выборе исполнителей, но корень проблемы находится в отношениях между людьми.
При распределении задач важно сразу фиксировать сроки выполнения даже тогда, когда сдача «не горит». Таким образом создается и поддерживается необходимая дисциплина, дела выполняются равномерно, своевременно, без авралов.
Каналы передачи информации должны быть доступными, функционирующими и легализованными. К примеру, если сотрудник обычно получает задания в рабочем телеграмм-чате, то e-mail он может не увидеть вовремя, поскольку почту регулярно не проверяет.
Активная обратная связь крайне полезна. Мы все очень разные, и восприятие мира у нас не одинаковое. После постановки задачи можно спрашивать сотрудника, как он понял проблему и что собирается делать. Так, на начальном этапе можно устранить недопонимание.
Исполнитель должен иметь возможность уточнить все необходимое по поставленной задаче. Вопросы, как правило, задаются тем же способом, каким было передано задание. Руководителю стоит помнить о том, что уточнения могут иметь место, и отвечать.
Общение с командой не только на рабочие темы также полезно. Неформальное общение (не путать с панибратством) дает возможность увидеть групповую динамику в коллективе, услышать правдивые мнения, устранить конфликты на начальном этапе.
Работа с людьми считается одним из самых сложных видов деятельности. Даже самый опытный руководитель может ошибиться, в результате чего в команде возникнут недопонимания и конфликты. Для предотвращения разногласий и «лечения» возникших проблем можно найти много решений, но обычно они все базируются на честном диалоге между руководителем и сотрудниками.
Если конструктивный диалог выстроить не получается, или есть ощущение, что нечто важное ускользает, можно прибегнуть к инструменту Оценка 360. Данный метод позволяет увидеть, как на самом деле контактируют и относятся друг к другу люди внутри компании и какие в данной области есть скрытые резервы и подводные камни.
Чем больше организация, тем сложнее сотрудникам быть в курсе того, что происходит внутри компании, как она развивается и к чему стремится. Результатом являются снижение вовлеченности и эффективности команды.
Для повышения вовлеченности сотрудников, можно использовать внутренний портал или социальную сеть. Здесь можно размещать интересные новости о сотрудниках, результаты корпоративных исследований, анонсами предстоящих мероприятий и обучений.
Регулярные оценки эффективности коммуникации в организации и их коррективы необходимы. Можно провести опросы среди сотрудников, чтобы получить обратную связь о качестве коммуникации. Задать вопросы о понимании корпоративной информации, доступности руководства, уровне участия сотрудников и других аспектах коммуникации.
Атмосфера внутри организации, когда сотрудники могут взаимодействовать между собой, обмениваться идеями и решать задачи вместе, помогает устранить множество проблем. Коллективные проекты и командные задачи способствуют укреплению коммуникации и взаимодействию между сотрудниками и топами.
Обратная связь от клиентов и партнеров помогает оперативно заметить проблемы и улучшить коммуникацию как внутри, так и вне организации.
Построение правильной коммуникации в команде — работа сложная, но очень благодарная. Сотрудники хотят быть услышанными и полезными для компании. Поэтому прямой контакт команды и руководства — это необходимость, без которой невозможно выстроить по-настоящему эффективную работу в коллективе.
Комментарии отсутствуют
